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Tutorial:

Cómo adaptar tu página web a la LOPD

Si te dedicas al comercio electrónico o desde tu página web recoges cualquier tipo de datos personales (nombre, apellidos, dirección, email, etc.) debes adaptarte a la LOPD. Adaptar tu página web significa principalmente incluir en la misma determinada información, aunque también puede suponer añadir ciertas características extra, como por ejemplo, casillas o "checkbox" marcables para que el usuario preste su consentimiento ante una eventual recogida de datos. Resulta indiferente la actividad a la que te dediques y en la que te hayas dado de alta en Guardatum. Puede que tu actividad sea únicamente el comercio electrónico o puede que sea cualquier otra en la que prestes un servicio añadido vía web. Con carácter general, los datos recogidos desde tu página web se incardinarán en el fichero denominado "clientes y/o proveedores", "clientes", "usuarios", "usuarios web", etc. Si ya dispones de un fichero con alguno de esos nombres en Guardatum, puedes utilizarlo.

1.- Cumplimentar la información del "fichero"

Como hemos dicho, dispondremos de un fichero que se corresponderá con la finaildad de los datos que recojamos. En el ejemplo de arriba hemos elegido "Clientes y/o proveedores" y su finalidad es gestionar las relaciones con nuestros clientes y proveedores. Pulsamos en ese fichero.

Para cumplimentar la información que nos pide el formulario, la vía más sencilla es utilizar la funcionalidad de "completar automáticamente" (en la parte superior). Una vez rellenados todos los campos, es necesario repasar principalmente los apartados de "Descripción detallada de su finalidad y usos", "Finalidades", "Tipos de datos, estructura...", "Cesión y comunicación de datos" y "Métodos de copia de seguridad y recuperación". Siempre que modifiquemos algo hay que pulsar en "guardar", al final de la página.

También es importante dar de alta al "Encargado del tratamiento" (parte inferior derecha de la imagen) si existe en nuestro negocio. Los "Encargados del tratamiento" más habituales son asesorías fiscales, laborales, contables, servicios informáticos externos, etc.

Ejemplo: Usted tiene una página web de venta de zapatos alojada en un proveedor de hosting; ese proveedor será un encargado del tratamiento. Es importante que elija bien a su proveedor y se fije en que cumpla con la LOPD. Si la empresa de hosting que ha contratado está fuera de la Unión Europea, debe comprobar que dicha empresa está adherida a "Safe Harbour" (normalmente lo indicará en su política de privacidad), de lo contrario, tendrá que pedir autorizacón a la AEPD para utilizar ese proveedor.


2.- Rellenar los apartados de Locales, Personal, Programas y Equipos.

Resulta indispensable completar esos apartados para poder generar la documentación que necesitamos para nuestra página web.

En primer lugar, daremos de alta el local desde el que desarrollamos nuestra actividad, que puede coincidir con la dirección que hemos introducido al registrarnos en Guardatum.

El personal puede consistir en trabajadores o personas ajenas que prestan servicios dentro de nuestros locales (autónomos). Puede que sea una única persona, es decir, el propio responsable del fichero.

A continuación, daremos de alta los distintos programas informáticos que utilizamos para el tratamiento de los datos. Puede ser una aplicación de facturación, contabilidad, una hoja de excel, una aplicación de correo electrónico, o un gestor externo de correo (gmail, hotmail), la aplicación de su entidad bancaria, etc.

Ejemplo: Si utiliza plantillas web del tipo Prestashop, Magento o cualquier otra tipo Oscommerce en su negocio de venta online, puede especificar dichos sistemas como aplicación informática

También habrá que especificar el equipo o equipos informáticos (ordenadores, impresoras, etc.), así como otro equipamiento (armarios, archivadores, etc.) que utilizamos para trabajar con los datos de nuestros clientes o usuarios, en la sección "Sistemas informáticos y equipamiento". No debe indicar dato alguno relativo a los equipos informáticos que utiliza su prestador de alojamiento web, es cuestión que no nos compete.


3.- Descargar la documentación e incorporarla a nuestra página web.

Una vez completados los apartados anteriores, podremos acceder a la sección de documentación. Para cualquier actividad es obligatorio descargar y guardar el documento o documentos de seguridad y leerlos detenidamente. Habrá que poner en práctica las medidas que se indican en el mismo.

Para el caso concreto de nuestra página web, tendremos que ir a la sección de "cláusulas de adaptación de páginas web". En este apartado se nos muestra una cláusula que debemos incorporar en la sección de "política de privacidad" o "aviso legal" de nuestra web.

Es importante repasar la cláusula para comprobar que se adapta a nuestras necesidades.

En la parte inferior del texto se muestran observaciones y recomendaciones en color rojo, así como especificaciones que habrá que implantar en supuestos concretos.

Ejemplo: Si en su página web tiene un formulario de alta o de recogida de datos de sus clientes, es muy recomendable que la parte del texto de la cláusula que hace referencia a "PROTECCIÓN DE DATOS", se incluya al pie del formulario de recogida de datos, o bien poner una casilla que al marcarla indicará que se ha leído y se está de acuerdo con la política de privacidad

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