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Tutorial:

Cómo adaptar tu instalación de videovigilancia a la LOPD

Si en nuestro negocio disponemos de cámaras de videovigilancia, ya sea con motivos de seguridad o como control de presencia de empleados, será necesario adecuar la instalación de videocámaras a la Ley Orgánica de Protección de Datos. Es indiferente la actividad a la que nos dediquemos.

Básicamente consistirá en implantar determinadas medidas técnicas y formales.

Ejemplo: Si nuestro equipo de videovigilancia no guarda imágenes, sino que se emiten en tiempo real, también será necesario cumplir con los trámites de este tutorial

Es importante recordar que la instalación debe respetar la intimidad de las personas, por lo que no se deberán grabar imágenes de la vía pública, a menos que sea estrictamente necesario, o espacios íntimos, como lavabos o similares.

Por tanto, lo primero que habrá que hacer en Guardatum es dar de alta un fichero llamado "Videovigilancia" (si ya lo hemos creado al registrarnos en Guardatum, omitiremos este paso). Para ello entraremos en el "Asistente de ficheros" o pulsaremos en "Añadir fichero" (según donde nos econtremos).

A continuación, en el asistente de ficheros escribiremos "Videovigilancia" y pulsaremos en añadir. Una vez añadido, es importante modificar el nivel de seguridad del mismo. En la mayoría de casos será "básico". Seleccionamos el nivel de seguridad y pulsamos en terminar (parte inferior del asistente).

1.- Cumplimentar la información del "fichero"

Una vez creado y seleccionado el fichero de "Videovigilancia", tendremos que completar cada uno de los campos que nos solicita el formulario.

Para cumplimentar la información que nos pide el formulario, la vía más sencilla es utilizar la funcionalidad de "completar automáticamente" (en la parte superior). Una vez rellenados todos los campos, es necesario repasar principalmente los apartados de "Descripción detallada de su finalidad y usos", "Finalidades", "Tipos de datos, estructura...", "Cesión y comunicación de datos" y "Métodos de copia de seguridad y recuperación". Hay que recordar pulsar siempre en "guardar", al final de la página.

También es importante dar de alta al "Encargado del tratamiento" (parte inferior derecha de la imagen) si existe en nuestro negocio. Los "Encargados del tratamiento" más habituales que pueden existir para un fichero de videovigilancia son las empresas de seguridad que lleven un control de la instalación y revisión de imágenes o empresas de informática con las que hemos contratado el mantenimiento de nuestros ordenadores.

Ejemplo: Si las cámaras han sido instaladas y son gestionadas por nuestra propia empresa, no habrá encargado del tratamieto. En cambio, si es una empresa de servicios de seguridad la encargada de su mantenimiento, lo hará como "Encargado del tratamiento" y habrá que darla de alta en el apartado correspondiente


2.- Rellenar los apartados de Locales, Personal, Programas y Equipos.

Resulta indispensable completar esos apartados para poder generar la documentación y recomendaciones que exige la Ley Orgánica de Protección de Datos.

En primer lugar, daremos de alta el local o locales desde los que desarrollamos nuestra actividad, indicando las medidas de seguridad y control de accesos implantadas. También podemos especificar distintos departamentos dentro de los locales.

El personal puede consistir en trabajadores, socios o personas ajenas que prestan servicios dentro de nuestros locales (autónomos). Puede que sea una única persona, es decir, el propio responsable del fichero. En este caso, habrá que especificar quién tiene acceso al fichero de Videovigilancia.

A continuación, daremos de alta los distintos programas informáticos que utilizamos para el tratamiento de las grabaciones de videovigilancia.

Ejemplo: Si su programa de captación de imágenes guarda las grabaciones en el disco duro de un equipo informático, deberá eliminar aquéllas grabaciones que tengan una antigüedad de un mes o más. Si es posible, configure su programa para que únicamente conserve grabaciones de menos de un mes

También habrá que especificar el equipo o equipos informáticos (ordenadores, impresoras, etc.), que utilizamos para gestionar las grabaciones de videovigilancia, en la sección "Sistemas informáticos y equipamiento".


3.- Descargar la documentación y aplicar las medidas legales.

Una vez completados los apartados anteriores, podremos acceder a la sección de documentación. Para cualquier actividad es obligatorio descargar y guardar el documento o documentos de seguridad y leerlos detenidamente. Habrá que poner en práctica las medidas que se indican en el mismo.

En cuanto a nuestro fichero de "Videovigilancia", resultan imprescindibles otros tres documentos. En primer lugar, descargaremos el logotipo oficial de Zona Videovigilada (pusamos en Videovigilancia y seleccionamos nuestro fichero "Videovigilancia"), que habrá que colocar en lugar visible de nuestra empresa. El logotipo se generará de forma personalizada, según la información que hayamos introducido relativa al Responsable del Fichero y a nuestro domicilio empresarial.

A continuación, dentro del apartado Videovigilancia de la sección de Descarga de Documentación, pulsamos en la cláusula informativa de derechos, que también es obligado tener a disposición de quien la solicite.

También es imprescindible que el personal que vaya a encargarse de la gestión de las grabaciones de videovigilancia, firme el acuerdo de confidencialidad que tiene en el apartado "Documento de información al personal".

Ejemplo: Tiene usted un bar con tres empleados y ha instalado cámaras de videovigilancia. Ha encomendado a Pablo, uno de sus empleados, que se encargue de revisar las grabaciones cuando sea conveniente. Debe colocar el cartel de Zona Videovigilada en la puerta de su local. Debe tener a disposición de sus clientes impresos de cláusulas de información de derechos. Y debe asegurarse de que su empleado Pablo ha firmado el acuerdo de confidencialidad correspondiente (aunque es aconsejable que lo haga todo el personal)

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